Yolawo - Das Buchungssystem für Vereine

Durch die Online-Anmeldung können sich Teilnehmende rund um die Uhr, in nur wenigen Sekunden, zu Vereins-Angeboten anmelden. Im Anschluss erhalten sie eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail. In dieser werden die wichtigsten Daten zur Buchung aufgelistet. Zusätzlich lassen sich individuelle Textabschnitte sowie PDF-Anhänge (z. B. Checklisten) einfügen. Außerdem haben die Teilnehmenden die Möglichkeit ihre Buchungsdaten zu verwalten und/oder ihre Buchung zu stornieren. Viele Fragen erübrigen sich dadurch, was das E-Mail-Postfach der Vereinsorganisator*innen enorm entlastet.

Durch die eigenständige An- und Abmeldung der Teilnehmenden müssen Anmeldungen nicht mehr telefonisch, per E-Mail oder gar in Papierformat entgegengenommen und bearbeitet werden. Die Teilnahmelisten werden vom System automatisch erzeugt und müssen nicht händisch in Excel geführt werden. Neben der Buchungsbestätigung werden die Teilnehmenden auch automatisch über eine Umbuchung, einen frei gewordenen Platz oder bei einer Kursabsage informiert. Zudem sorgt die intelligente Warteliste für entspannte Anmeldephasen. Ihr entscheidet selbst, ob ihr eine Warteliste anbieten möchtet, oder ob bei Erreichen der maximalen Teilnehmer*innenzahl, die Anmeldung automatisch gestoppt wird. 

Yolawo bietet vier unterschiedliche Ansichten, um die Yolawo-Buchungsmaske auf der Homepage einzubinden. Außerdem können Farben angepasst werden, so dass sich das System gut in das Gesamtbild der Homepage einordnet und die Angebote bestmöglich präsentiert werden. Die Buchungsmasken zeigen zudem die Anzahl freier Plätze in den einzelnen Angeboten an. Potenzielle und bestehende Mitglieder sehen somit immer übersichtlich, was gerade angeboten und wo es noch freie Kapazitäten gibt.

Das Yolawo-Verwaltungstool gibt zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über alle Angebote des Vereins. Wie viele Plätze sind noch frei? Wie viele Personen sind auf der Warteliste? Wie hoch sind die Vereins-Einnahmen? Im Verwaltungstool lässt sich immer auf die Daten der Teilnehmenden zugreifen, man kann sie bearbeiten, als Excel oder XML-Datei exportieren oder die Teilnehmenden schnell per E-Mail kontaktieren. Des Weiteren kann man über einen speziellen Übungsleitenden-Zugang auch von unterwegs (ob in der Turnhalle oder am Skihang) auf die Teilnahmelisten zugreifen und eine Anwesenheitskontrolle durchführen.

Yolawo ermöglicht eine Vielzahl an Abrechnungsmöglichkeiten. So steht es offen, ob man selbst mit den Teilnehmenden via Barzahlung, Überweisung oder Lastschrift abrechnet oder den Yolawo-Zahlservice nutzt. Eine einfache Anmeldung, z.B. für Angebote die in der Vereinsmitgliedschaft bereits enthalten sind, ist natürlich ebenso möglich.