Arbeits- und Organisationshilfen

An dieser Stelle möchten wir allen Vereinen und Interessierten einige Arbeits- und Organisationshilfen für die Corona-Zeit vorstellen. 

Wir haben für euch verschiedene Anleitungen zusammengestellt, wie ihr Meetings über die Plattform Zoom durchführen könnt. Außerdem findet ihr hier auch noch eine Mustereinladung, die ihr für eure Kurse und Teilnehmenden adaptieren könnt.

Gesamtanleitung

Registrierung bei Zoom

Meeting anlegen

Host anfordern

Mustereinladung

Datenschutzhinweise Zoom 

Um die Organisation rund um den Sportbetrieb in Corona-Zeiten zu erleichtern können Vereine im Hessischen Turnverband drei Monate das Online-Buchungstool Yolawo kostenfrei testen.

Auf einfache Weise können damit Teilnehmendenzahlen koordiniert und Personendaten datenschutzkonform dokumentiert werden. Anmeldungen für Kurse, Veranstaltungen oder Freizeiten können einfach über die Vereinswebsite abgewickelt werden, ohne über eine E-Mail-Flut und ständig zu aktualisierende Excel-Tabellen den Überblick zu verlieren. Testet Yolawo mit dem Gutschein-Code „HTV2021“ drei Monate kostenfrei!

Bei Fragen zur Zusammenarbeit mit Yolawo könnt ihr euch gerne an Mariele Becker wenden.

Hier geht's zu mehr Infos.

Da das Vereinsleben auch in Zeiten von Kontaktverboten, Schließungen usw. weitergehen soll oder zum Beispiel Vorstandssitzungen durchgeführt werden müssen, finden immer häufiger Online-/Web-Meetings statt. Doch viele betreten diesbezüglich Neuland.

Daher wurde eine Checkliste zusammengestellt, auf der wichtige Punkte für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Online-Meetings als Gastgeber/Moderator aufgeführt sind. Zur Checkliste

Hilfreich ist es, wenn Andere Tipps und Tricks geben können und schnell erlernbar ist, diese umzusetzen. Und das am besten möglichst einfach und flexibel.

Eine der einfachsten Arten (unabhängig von Covid-19) ist das Online-Seminar, an dem man von zu Hause aus teilnehmen kann. Es ist also ein online stattfindendes Seminar. Bei diesem können Fragen zu Präsentationen oder Ähnlichem live gestellt und beantwortet werden.

Es gibt Online-Seminare zu den unterschiedlichsten Themen. Einige sind speziell für diese Zeit gedacht, gehen auf die aktuellen Bestimmungen und rechtlichen Änderungen ein oder helfen, sich digital aufzustellen. Andere Online-Seminare beschäftigten sich mit Themen, die allgemein für den Vereinsalltag wichtig sind und weiterentwickelt werden können. Das richtige Online-Seminar für sich und für die Vereinskollegen*innen zu finden, ist nicht immer leicht, denn momentan sprießen die Angebote wie Unkraut aus dem Boden. Daher gibt es hier eine (natürlich unvollständige) Übersicht von möglichen Anbietern mit beispielhaften Themen. Zur Übersicht

Die finanziellen Hilfen für Sportvereine, die der Bundestag beschlossen hat, helfen insbesondere größeren Vereinen. Doch auch kleinere und mittlere Turnvereine ohne ausgeprägten wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb plagen zunehmend finanzielle Sorgen während der Corona–Krise um. Eine nicht neue, aber immer noch nicht weit verbreitete Form, Geld, gerade für Vereinsprojekte zu generieren, ist das digitale Fundraising.

Einige Internetportale, die zum Teil in Krisenzeiten besondere Programme aufgelegt haben, möchten wir hier kurz vorstellen, ergänzt um einige praktische Hinweise, wie man das Thema Fundraising im Internet schlau angeht:

Fairplaid.org

  • 20.000 € Fördertopf für Sportprojekte während der Corona-Krise
  • Keine Service-Gebühren; lediglich Betriebskosten von. 4 % (Zahlungsabwicklung, Treuhandkonto, Server usw.)
  • Projekte werden direkt geprüft und können so innerhalb weniger Stunden online gehen

Betterplace.org

  • Fundraising

Klubkasse.de

  • Den eigenen Sportverein direkt finanziell unterstützen, ohne direkt eigenes Geld zu überweisen
  • Ohne Kosten für Verein oder Mitglied
  • Einen der über 2000 Onlineshops für Einkäufe nutzen à bei jedem so vermittelten Einkauf profitiert Verein von der fälligen Provision

Xavin.eu

  • Crowdinvestment
  • Vereinsmitglieder investieren (kleine) Beträge in Vereinsprojekt und erhalten nach Projektende eine Rendite
  • Rendite kann auch an Verein gespendet werden

Tipps zum Fundraising während der Krise

  • FAQs der Sportvereine

Kein Vereinssport mehr, Versammlungsverbot und viele Einschränkungen – die Corona-Krise wirkt auch auf die Vereine. Doch das Vereinsleben muss jenseits der Einschränkungen weiter gehen – gerade im administrativen Bereich.

Wir haben einige Tipps und Anregungen zusammengestellt.

  • Die sozialen Kontakte im Vereinsvorstand aufrechterhalten, auch wenn „social distancing“ das Gebot der Stunde ist, denn nur so gelingt das Krisenmanagement!
  • Das Vorhandene sichern!
  • Planungen für die Zeit nach der Pandemie aufnehmen! 

Genauso wichtig: Die Vereinsvorstände müssen weiterarbeiten. Das funktioniert auch trotz Kontaktverbot. Zuerst legt ihr fest, welches Ziel bzw. Ziele ihr erreichen wollt. Zum Beispiel:

  • Wir möchten alle gemeinsam per Telefon telefonieren, um Sachen zu besprechen und zu entscheiden --> Telefonkonferenz
  • Wir möchten alle gemeinsam per Telefon oder per mobilem Endgerät mit Internetanschluss, eine Besprechung durchführen
    --> Video- oder Audiokonferenz mit der Möglichkeit sich per (0815) Telefon dazu zu schalten
  • Wir möchten eine gemeinsame Besprechung durchführen, bei der alle auf die gleichen Informationen oder Dokumente schauen können --> Videokonferenz/Online-Meeting
  • Wir möchten untereinander einzeln oder in Gruppen chatten können --> (Gruppen-)Chat
  • Wir möchten, dass eine Person etwas präsentiert und andere Teilnehmende zuschauen können --> Online-Seminar
  • Wir möchten unsere Aufgaben digital abbilden und verwalten können --> Projektmanagement
  • Wir möchten alle auf alle Dokumente zugreifen und bearbeiten können --> Cloudspeicher

Aktuell gibt es viele Tools und Möglichkeiten. Wir möchten euch hier eine kleine Reihe von Möglichkeiten vorstellen, die sich hauptsächlich zur Kommunikation untereinander eignen. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Zum Thema Tools für Online-Meetings und ähnliches gibt es noch weitere hilfreiche Links für Vereine: 

Stifter Helfen: Welche Videokonferenz-Tools stehen Non-Profits zur Verfügung? 

Computerwoche: Die besten kostenlosen Tools für Videokonferenzen

PC Welt: Wir stellen 11 Videokonferenz-Tools vor – nicht nur für kleine Gruppen 

Viele Vereine sind unsicher, wie dass, was jenseits des Sportbetriebs ansteht, fortgeschrieben werden kann. So stehen für viele e.V.s planmäßig die Jahreshauptversammlungen im Kalender an. Klar ist: Die derzeit geltenden Beschränkungen lassen keinerlei Versammlungen zu. Also – verschieben! Was alles beachtet werden muss, z.B. in Sachen ausgefallene bzw. verschobene Mitgliederversammlung und zu vielen weiteren Rechtsfragen, findet ihr hier:  

Aber es gibt auch noch gute Nachrichten, denn wer derzeit keine Musik für seine Vereinsangebote benötigt, der muss auch nicht bezahlen, denn die GEMA beschließt Kulanzregelungen für Kunden – auch für Sportvereine. Mehr Infos.

Irgendwann geht es weiter. Ob und welche Auswirkungen die Krise in eurem Verein hinterlässt, werdet ihr sicher in eurem Vorstand am besten beurteilen können. Falls ihr aber auf der Suche nach professioneller Unterstützung seid: Unsere Vereinsberater*innen helfen weiter. Aktuell arbeiten wir mit Hochdruck an Beratungskonzepten zur Aufarbeitung der Corona-Folgen um unsere Vereine bestmöglich in der Zeit danach begleiten zu können. Kontakt natürlich am einfachsten per E-Mail an Mariele Becker (m.becker@htv-online.de).

Mariele Becker
Organisationsentwicklung, Vereinsberatung